Wie viele Mitarbeiter brauche ich?

Die Personalausgaben sind der größte Kostenblock in einer Ordination. Gleichzeitig sind die Mitarbeiter ein wichtiger Faktor der Patientenzufriedenheit.

Die meisten Ärzte kommen mit ein, maximal zwei Arztassistenten aus. Die Personalkostenquote kann bei Fachärzten z.B. für Innere Medizin schon mal bei 20 % liegen. Daraus lässt sich ableiten, dass die Ausgaben für Ordinationsmitarbeiter neben Miete und Material der größte Kostenblock, gleichzeitig aber auch ein wesentlicher Qualitätsbestandteil, einer Ordination sind. Das Interesse, gerade diese Kosten im Rahmen zu halten, liegt auf der Hand und führt zwangsläufig immer wieder zu der Frage: Wie viele Mitarbeiter braucht ein Arzt?

Quantitative Personalbedarfsplanung

Um diese Frage bestmöglich beantworten zu können und den optimalen Personalbestand einer Ordination aufzuzeigen, empfiehlt es sich, eine Personalbedarfsplanung durchzuführen. Zur Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs ist die Frage zu stellen: Wie viel Personal wird zur Erfüllung der Aufgaben der Arztpraxis benötigt? In einem ersten Schritt werden dazu die unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten in der Ordination ermittelt und mengenmäßig bewertet, um so die durchschnittliche (ø) Arbeitsmenge zu erhalten. Diese ist anschließend mit der durchschnittlichen Bearbeitungszeit je Aufgabe und Tätigkeit zu multiplizieren. Unser Tipp: Da sich die Personalbedarfsplanung in der Regel eher für Kernprozesse wie eine Behandlungs­assistenz eignet, können unterstützende Tätigkeiten zu Aufgabenpaketen gebündelt werden.

Besonders wichtig ist es, einen sogenannten Ausfallzeitfaktor zu berücksichtigen. Dazu gehören Fehlzeiten (FZ) wie etwa durch Ermüdung, Wartezeit oder Nebenarbeiten. Zum Schluss ist die Summe durch die durchschnittlichen Arbeitsstunden zu teilen. Unser Tipp: Unterschätzen Sie nicht das Telefonaufkommen oder Mailanfragen, die sich immer wieder als äußerst zeitintensive Bereiche erweisen.

Zusammengefasst ergeben sich folgende vereinfachte vier Arbeitsschritte zur Errechnung des optimalen Personalbedarfs:

1. Ermittlung der unterschiedlichen Aufgaben und Tätigkeiten in der Ordination
2. Mengenmäßige Bewertung der einzelnen Aufgaben -> Ermittlung der durchschnittlichen Arbeitsmenge
3. Ermittlung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit
4. Berücksichtigung von Fehlzeiten (FZ)

Qualitative Personalbedarfsplanung

Wussten Sie, dass etwa 70 % des Eindrucks, den ein Patient aus der Praxis mitnimmt, nicht aus Ihrer Behandlung, sondern aus dem Engagement der Mitarbeiter resultiert? Daher kommt der Personalwahl eine sehr hohe Bedeutung zu. Der Erfolg der Ordination steht und fällt mit der Qualifikation bzw. Qualität der Mitarbeiter.
Im Rahmen der qualitativen Personalbedarfsplanung werden die benötigten Qualifikationen und Kenntnisse von Mitarbeitern für den jeweiligen Arbeitsplatz in der Ordination inklusive fachlicher als auch persönlicher Qualifikationsmerkmale ermittelt. Die bereits bei der quantitativen Personalbedarfsplanung ermittelten Aufgaben und Tätigkeiten werden nun mit den dafür erforderlichen Qualifikationen verknüpft. Unser Tipp: Die fachliche Eignung eines Mitarbeiters kann im Nachhinein verbessert werden. Die soziale Kompetenz und Persönlichkeit dagegen kaum.
Beachten Sie auch in diesem Zusammenhang, dass zumindest in kleinen Ordinationen die adminis­trativen Tätigkeiten oftmals noch immer vom Inhaber selbst und nicht von der Ordinationsassistenz erledigt werden. Dazu rückt die Rolle eines Ordinationsmanagers immer mehr in den Fokus. Ordinationsmanager kümmern sich sowohl um die organisatorischen als auch wirtschaftlichen Belange der Ordination. Die Ausbildung eines Ordinationsmanagers umfasst heute unter anderem Kenntnisse über das österreichische Gesundheits­system, Unternehmensführung oder Qualitätsmanagement und lassen sie immer mehr zu einer echten Stütze – vielleicht auch in Ihrer – Ordination werden.

Wertschöpfungsfaktor: Mitarbeiter

In der Praxis zeigt sich häufig, dass der Wertschöpfungsfaktor in der Ordination allein der Arzt ist. Das bedeutet, der Arzt verdient nichts oder wenig an der Dienstleistung seiner Mitarbeiter. Hier bleibt für viele Mediziner ein interessantes Potenzial, die Mitarbeiter, so weit wie gesetzlich möglich, mit Dienstleistungen am „Kunden“ zu beauftragen und sie vom reinen Abwicklungsfaktor zu einem wertschöpfenden Teil der Ordination zu machen. Und noch ein letzter Tipp: Vergleiche machen selten sicher, aber sie zeigen, wo man steht! Dies gilt auch für Ordinationen, die ihre eigenen Kostenpositionen mit den Ergebnissen fachgleicher Praxen messen. Regelmäßige Vergleiche der eigenen Personalkostenquote mit dem Fachgruppendurchschnitt kosten kaum Zeit, liefern aber unter Umständen wichtige erste Hinweise auf Fehlentwicklungen. Die Personalkostenquote zeigt, wie hoch der Anteil an den Einnahmen ist, der für Gehälter einschließlich der Lohnnebenkosten aufgewendet werden muss.